Ratgeber

Virtuelle Telefonanlage – was ist das?

Erst mal vorab: Herzlich willkommen in der Welt der Cloud-Telefonie! Wenn Sie eine virtuelle Telefonanlage betreiben möchten, brauchen Sie keine Hardware mehr in Ihren Räumlichkeiten – denn dieser Telefonanlagentyp wird in einer Cloud gehostet. Das macht diese Art der Telefonie besonders unkompliziert, zukunftssicher und vergleichsweise günstig. Denn die Investition in eine physische Telefonanlage fällt komplett weg.

Darüber hinaus ist eine virtuelle Telefonanlage fast beliebig erweiterbar und bietet viele zusätzliche Funktionen, die Ihnen und Ihren Mitarbeiter*innen die tägliche Arbeit erheblich erleichtern.

In diesem Ratgeber finden Sie alles, was Sie über virtuelle Telefonanlagen und das ortsunabhängige Telefonieren wissen müssen. Mit diesem Wissen als Basis fällt es Ihnen erheblich leichter, sich für die Cloud-Telefonie und einen bestimmten Anbieter zu entscheiden. Und dann heißt es auch bei Ihnen im Unternehmen: Hallo, Zukunft!

Was ist eine virtuelle Telefonanlage genau?

Es gibt zwei verschiedene Arten von virtuellen Telefonanlagen:

1. Das Hosted oder auch Managed System – die physische Telefonanlage wird von einem Host z.B. auf einer Serverfarm betrieben und virtuell bereitgestellt. Das bedeutet zum Beispiel, dass Software-Updates gesondert beauftragt bzw. kostspielige Wartungsverträge abgeschlossen werden müssen.
2. Die Cloud-Telefonanlage – die virtuelle Telefonanlage wird in einer Cloud platziert, die redundant in mindestens zwei verschiedenen Rechenzentren betrieben wird. Software-Updates werden automatisiert eingespielt.

In diesem Ratgeber geht es ausschließlich um den 2. Typ, die Cloud-Telefonanlage. Diese virtuelle Telefonanlage ersetzt die klassische Telefonanlage in Ihrem Unternehmen. Diese moderne, cloudbasierte Telefonanlage ist eine reine Softwarelösung, die Telefonate über das Internet überträgt: Das Protokoll „Voice over IP“ (kurz VoIP) wandelt Sprache in Echtzeit in kleine Datenpakete um. Diese Pakete werden zwischen den Teilnehmer*innen eines Gesprächs ohne zeitliche Verzögerung hin und her geschickt. Eine zentrale Schnittstelle verbindet die Teilnehmer*innen, indem sie Gespräche aufbaut und wieder beendet. Ein weiterer Fachbegriff für solche cloudbasierten Produkte lautet „Software as a Service“ (kurz SaaS).

Digital telefonieren – überall dort, wo es Breitband-Internet gibt

Auf eine solche digitale Telefonie-Landschaft können Sie und Ihre Angestellten mit jedem VoIP-fähigen Endgerät zugreifen. Und zwar überall dort, wo es Internetanschluss mit hoher Bandbreite gibt – zum Beispiel mit

• Ihrem PC oder Laptop,
• einem Tablet oder auch mit
• einem Smartphone.

Keine Kanalbeschränkungen wie bei ISDN

Ein weiterer Vorteil der Nutzung einer solchen virtuellen Telefonanlage: Es gibt keine Kanalbeschränkungen mehr wie bei der Vorstufe der digitalen Telefonie, dem ISDN. Die Anzahl der möglichen Gespräche wird lediglich von der Bandbreite Ihres Internetanschlusses limitiert. Außerdem können Sie so viele Durchwahlnummern nutzen, wie Sie möchten.

Einfache Einrichtung – ohne teure Techniker*innen-Stunden

Die Einrichtung einer virtuellen Telefonanlage erfolgt bei der Deutschen Telefon Standard über eine webbasierte Anwendung, die Sie intuitiv bedienen: So können Sie ganz einfach Geräte integrieren, neue Durchwahlnummern/Nebenstellen einrichten und Funktionen hinzufügen. Der teure Besuch durch speziell geschultes Technikpersonal entfällt vollständig. Auch alle Updates und weiteren Servicearbeiten übernimmt Ihr Anbieter. Und Sie müssen auch keinen eigenen Server in einem Rechenzentrum mieten.

Sie sehen: Zusammen mit den äußerst günstigen Telefoniekosten entscheiden Sie sich mit einer virtuellen Telefonanlage für eine zukunftssichere, kostengünstige Lösung.

Ihr Unternehmen wächst? Auch hier bietet die IP-Telefonie entscheidende Vorteile – denn zusätzliche Rufnummern sind schnell eingerichtet. Und wenn Sie Hilfe benötigen, sind Ihr Telefonie-Anbieter oder Ihr IT-Systemhaus bestimmt gerne für Sie da.

Wie funktioniert eine virtuelle Telefonanlage?

Für den Betrieb einer virtuellen Cloud Telefonanlage brauchen Sie keine spezielle Telefonanlagen-Hardware mehr. Auch die analogen TAE-Telefonbuchsen oder die ISDN-Anschlüsse entfallen. Alles, was Sie für die Nutzung einer solchen cloudbasierten Lösung brauchen, ist ein Breitband-Internetanschluss. Mit einer solchen Kombination aus digitaler Telefonielösung und leistungsstarker Internetverbindung erreichen Sie mindestens die gute Sprachqualität, die Sie von Ihrem alten ISDN-Anschluss gewohnt sind. Mit der entsprechenden Hardware ist sogar eine exzellente Sprachübertragung in HD-Qualität möglich.

Kleine Datenpakete, auf Wunsch auch verschlüsselt

Damit Sie mit einer anderen Person telefonieren können, übermittelt Ihr Server Ihren Gesprächswunsch zum Server des Providers Ihres Gegenübers. Von dort wird Ihr Anrufwunsch an das Endgerät der gewünschten Person weitergeben. Bei VoIP wird Sprache in kleine Datenpakete verpackt, die in Echtzeit über eine Internetverbindung hin und her geschickt werden. Die Datenpakete werden dann im Empfangsgerät wieder in Sprache übersetzt. Beide Server wählen automatisch den Code, der die bestmögliche Sprachqualität bietet.

Wenn Sie Ihr Telefonat beenden, geht wieder eine Meldung an einen Server. Dieser Server benachrichtigt wieder den Server des anderen Endgerätes über das Ende des Gesprächs. Das war`s!

Sie wünschen eine Verschlüsselung Ihrer Gespräche? Dieses Sicherheitsfeature können Sie bei Ihrem Anbieter hinzubuchen.

Voraussetzungen für die Anlage?

Um eine virtuelle Telefonanlage nutzen zu können, gibt es einige Voraussetzungen:

Einen Anbieter für Ihre Cloud Telefonanlage

Bei uns von der Deutschen Telefon Standard bekommen Sie alles aus einer Hand: die virtuelle Telefonanlage, günstige Telefontarife und -flatrates sowie Business Internet Anschlüsse und natürlich auch die Hardware wie Media-Gateway oder SIP-Telefone. Und unser exzellenter Service ist immer inbegriffen.

Einen Breitband-Internetanschluss

Grundvoraussetzung ist ein Breitband-Anschluss ans Internet. Denn um telefonieren zu können, müssen Sie mit dem Internet verbunden sein – und zwar mit einer Bandbreite von mindestens 100 kbit/s im Upload und Download (gleichzeitig. Denn so viel Bandbreite benötigt ein einzelnes Telefonat in exzellenter Qualität.

Ein weiterer Vorteil: Mit dieser modernen Art der Telefonie kommunizieren Sie vollkommen ortsunabhängig. Deshalb können auch Ihre Mitarbeiter*innen im Homeoffice die vielen Vorteile der Cloud-Telefonie nutzen. Und wenn Sie auf Geschäftsreise sind, erreichen Ihre Kund*innen Sie trotzdem unter der bekannten Festnetznummer.

SIP-fähige Endgeräte …

Es ist egal, ob Sie die virtuelle Telefonie im Büro, im Homeoffice oder auf Geschäftsreise nutzen wollen – Sie brauchen immer ein SIP-fähiges Endgerät. Denn nur diese Hardware kann in eine virtuelle Telefonanlage integriert werden. Zu diesen SIP-fähigen Endgeräten können zum Beispiel Telefone, Faxgeräte, PCs, Laptops, Tablets und Smartphones gehören. Bitte sehen Sie in den jeweiligen Handbüchern nach, ob Ihr Gerät SIP-fähig ist. Oder Sie fragen beim Hersteller nach.

… oder Softphones, die vollwertige Telefonlösung für digitale Endgeräte

Darüber hinaus gibt es noch eine weitere Lösung, mit der Ihre Angestellten in den vollen Genuss der vielen Vorteile einer virtuellen Telefonanlage kommen: das Softphone. Diese Software können Sie zum Beispiel als App auf digitale Endgeräte wie PC, Laptop, Tablet und natürlich auch Smartphones installieren. Mit wenigen Klicks verwandeln Sie diese Endgeräte in vollwertige IP-Telefone. Ein zusätzliches Headset benötigen Sie nur noch für Geräte, die nicht über eine eigene Soundkarte und auch über kein integriertes Mikrofon verfügen. Selbstverständlich können Sie Softphones aber auch als WebRTC oder über einen Browser nutzen.

Sie sehen: Mit Softphones können Sie virtuell telefonieren und die VoIP-Technologie nutzen – ganz ohne weitere finanzielle Investitionen in IP-Endgeräte.

Möglichkeiten, auf IP-Telefonie umzustellen

Sie möchten auf die virtuelle Telefonie umsteigen? Dann haben Sie zwei Möglichkeiten:

Die Cloud-basierte Telefonanlage:

Hier nutzen Sie eine virtuelle Telefonanlage, die auf dem Server Ihres Providers liegt. So profitieren Sie von vielen Vorteilen:

• Topaktuelles System, denn Ihr Provider übernimmt die Pflege und die Updates für Sie.
• Großer Funktionsumfang über die flexible Anzahl der Nebenstellen bis hin zu Fax-Anwendungen und Telefonkonferenzen.
• Maximale Flexibilität bei der gewünschten Anzahl der Nebenstellen dank schneller Einrichtung.
• Viele Zusatzangebote wie zum Beispiel die automatische Anrufverteilung (ACD), die Ihnen und Ihrem Team den Arbeitsalltag erleichtern.

Bei der Deutschen Telefon Standard profitieren Sie zusätzlich noch in Sachen Telefoniekosten, denn bei uns bekommen Sie preisstabile Business-Telefontarife ins deutsche Festnetz und in die deutschen Mobilfunknetze. Außerdem halten wir nationale und internationale Flatrates für Sie bereit.

Auch unsere vielen Business Internet Anschlüsse können sich sehen lassen – hier finden Sie den Internetanschluss, der exakt zu Ihnen, Ihrem Unternehmen und Ihren Ansprüchen an die moderne Telefonie passt. Und im Fall der Fälle ist auf unser Service-Team Verlass. Versprochen!

Der SIP Trunk

Sie möchten Ihre klassische Bestandstelefonanlage weiter nutzen – genau wie Ihre vor Ort vorhandene Hardware wie Telefone, Faxgeräte etc.? Mit einem solchen SIP Trunk oder auch SIP Tk-Anlagenanschluss ist das möglich. Voraussetzung ist, dass Ihre Bestandsgeräte bereits SIP-fähig sind. So gut wie alle weiteren Geräte können über ein Media Gateway in die IP-Telefonie integriert werden. Doch es warten noch viele weitere Vorteile auf Sie:

• Große Kostenersparnis, denn mit dem Umstieg von ISDN auf die SIP Telefonie können Unternehmen bis zu 50 % der Telefoniekosten sparen.
• Praktische Zusatzfunktionen wie Fax-to-Mail/Mail-to-Fax, Telefonkonferenzen oder das Rufnummern-Management sparen viel Zeit und Nerven.
• Große Flexibilität, denn die Anzahl der SIP-Sprachkanäle kann über einen Online-System-Manager tagesaktuell angepasst werden.

Auch hier gilt: Bei der Deutschen Telefon Standard können Sie mit einem SIP Trunk eine Menge Geld sparen. Besonders günstige Minutenpreise und die fest kalkulierbaren Flatrates für alle Netze im In- und Ausland warten auf Sie.

Welche Telefone kann ich an einer virtuellen Anlage nutzen?

Die kurze Antwort lautet: fast alle.

Hier die Details:

SIP-fähige Endgeräte

Alle bei Ihnen im Unternehmen bereits vorhandenen SIP-fähigen Endgeräte wie Telefone, Faxgeräte, PCs, Laptops, Tablets oder Smartphones können in die neue virtuelle Telefonanlage integriert werden. Sie müssen also nicht in eine neue, teure Telefoninfrastruktur investieren, sondern nutzen Ihre SIP-fähigen Bestandsgeräte einfach weiter!

Sie möchten wissen, ob Ihre Bestandsgeräte bereits SIP-fähig sind? Hinweise finden Sie in den Bedienungsanleitungen. Oder Sie rufen den Hersteller an und fragen dort nach.

Bitte beachten Sie: Unter Umständen muss für einzelne Funktionen der Bestandsgeräte noch die Kompatibilität mit der Cloud Telefonanlage geprüft werden.

IP-Telefone/SIP-Telefone

Wenn Sie auf IP Telefone oder SIP Telefone umsteigen möchten, brauchen Sie keine separate Telefon-Infrastruktur mit TAE-Buchsen, Splittern und den dazu gehörenden Kabeln mehr. Denn mit der Cloud-basierten Telefonie nutzen Sie die vorhandene LAN-Verkabelung und das Internet. Ihre Mitarbeiter*innen können die IP Telefone auch einfach mit ins Homeoffice nehmen. Denn nach einer einmaligen Konfiguration verbinden diese Geräte sich über jeden LAN-Anschluss automatisch – so sind Ihre Beschäftigten unabhängig von ihrem Standort telefonisch zu erreichen.

Bei der Deutschen Telefon Standard halten wir für Sie viele IP Telefone bereit:

• IP-Telefone sind wahre Alleskönner mit vielen praktischen Zusatzfunktionen.
• DECT-Telefone sind flexible Mobilteile, deren Reichweite Sie mit einem Repeater oder via Multicell DECT erhöhen können.
• Konferenztelefone erleichtern die Gespräche mit vielen Personen in einem Raum.
• Headsets und weiteres Zubehör brauchen Sie für die maximale Flexibilität an jedem einzelnen Arbeitsplatz.

Sie können sich jederzeit bei Ihrem IT-Systempartner oder direkt bei uns ein Angebot für diese topmoderne IP-Telefonie-Hardware erstellen lassen.

ISDN-Telefone

In Ihrem Unternehmen werden noch ISDN-Telefone genutzt? Mithilfe eines SIP-Trunks und einem Media-Gateway kann auch eine klassische ISDN-Telefonanlage mit separater Verkabelung in eine virtuelle Telefonanlage integriert werden. Die kleine Box wandelt die IP-Signale in ISDN-Signale um – und umgekehrt. Sie müssen also nicht in neue Telefonie-Landschaft investieren, um von den vielen Vorteilen der IP-Telefonie profitieren zu können!

Kann ich Telefonnummern auf die neue Anlage übernehmen?

Selbstverständlich können Sie Ihre bereits vorhandenen Telefonnummern in die neue virtuelle Telefonanlage portieren. Dabei ist es ganz egal, ob es sich um Rufnummern, Rufnummernblöcke Faxnummern oder um Nebenstellen bei Ihnen vor Ort und in ihren Niederlassungen handelt.

Auch neue Nebenstellen können Sie tagesaktuell einrichten. Diese erhalten automatisch eine neue Durchwahl Ihres Rufnummernblocks. Sie können aber auch direkt mit von Ihnen portierten Rufnummern versehen werden.

Und mit einer geografischen Rufnummer können Sie bei der Deutschen Telefon Standard die Nummer Ihrer Nebenstelle durch eine eigene Rufnummer ersetzen – Ihr Gegenüber bekommt also Ihre Durchwahl nicht angezeigt. WICHTIG: Wenn Sie einen Notruf absetzen, wird der Leitstelle auch die geografische Rufnummer angezeigt. Bitte denken Sie daran im Fall der Fälle.

Oder Sie nutzen die Funktion CLIP-no-Screening, denn dann wird der Leitstelle Ihre tatsächliche Rufnummer anzeigt. Das kann bei einem Notfall sehr wichtig sein, zum Beispiel wenn Sie in Hamburg arbeiten, aber unter einer Frankfurter Telefonnummer telefonieren.

Bei der Portierung dieser Telefonnummern unterstützt Sie das Team der Deutschen Telefon Standard sehr gerne. Doch das Beste ist: Bei uns entstehen Ihnen dafür keine Kosten.

Wie ausfallsicher ist eine virtuelle Telefonanlage?

Natürlich können wir nur für uns sprechen: Die Produkte der Deutschen Telefon Standard haben eine Ausfallsicherheit von 99,9 %. Grundvoraussetzung für eine sehr hohe Ausfallsicherheit ist die Platzierung der Server in verschiedenen Rechenzentren. Wir von der Deutschen Telefon Standard sichern die Daten unserer Kund*innen in drei weit voneinander entfernten Rechenzentren in Deutschland.

Kann ich eine Cloud Telefonanlage auch aus dem Ausland nutzen?

Sobald Sie Zugang zum Internet haben, können Sie mit einer virtuellen Telefonanlage unabhängig vom Standort telefonieren. Selbstverständlich geht das auch einfach und bequem aus dem Ausland, wenn Sie ein Softphone oder ein IP-Telefon wie zum Beispiel Ihr Smartphone dabei haben.