SIP Tk-Anlage CentrexX

Anrufbeantworter 

Funktionsbeschreibung & Konfigurationsanleitung

1. Einleitung

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie als Nutzer im Power Menü der SIP Telefonanlage CentrexX den Anrufbeantworter einsetzen können. Grundsätzliche Informationen und wichtige Hinweise erhalten Sie in den Abschnitten 2 bis 6., die Grundeinstellungen des Anrufbeantworters im Power Menü sind unter "7. Einstellungen für Anrufbeantworter festlegen" beschrieben. Die Aktivierung des Anrufbeantworters können Sie anhand der Beschreibung unter "8.AB aktivieren/ Rufumleitung auf AB einrichten" Schritt für Schritt durchführen.

Die Nutzung über das (DECT) Endgerät bzw. das Sprachmenü der Voice-Mailbox finden Sie unter "9. Nutzung des Anrufbeantworters über Telefon/Sprachmenü". Häufige Fragen und Problemhilfen (FAQ) werden im letzten Punkt behandelt.

2. Kurzbeschreibung

Die Einstellungen des Anrufbeantworters der SIP Tk-Anlage CentrexX werden vom Nutzer im Power Menü eingerichtet. Jeder Nutzer verfügt über eine eigene Voice-Mailbox. Die Nachrichten können per Telefon abgehört oder als E-Mail empfangen werden. Die Steuerung erfolgt primär über das Power Menü – einige Optionen stehen aber auch am Endgerät der Nebenstelle und im Sprachmenü der Voice-Mailbox zur Verfügung. Um den Anrufbeantworter zu aktivieren, muss die Rufumleitung im Power Menü auf den Anrufbeantworter gelegt werden.

3. Voraussetzung für die Ausführung der Anleitung

Um nachfolgende Anleitung auszuführen, benötigen Sie Ihre Zugangsdaten als Nutzer (Rufnummer und PIN) für das Power Menü der SIP Tk-Anlage CentrexX.

Das Hochladen neuer Ansagetexte als .wav-Datei erfordert Administratorenrechte.

4. Basiswissen

 5. Hinweise

• Zum Hochladen neuer Ansagetexte für Ihren Anrufbeantworter sind Administrator-Rechte notwendig. Eine ausführliche Beschreibung dazu finden Sie im Artikel „Ansagenverwaltung“ der Online-Hilfe.
• Wenn Ihr Endgerät über einen integrierten Anrufbeantworter verfügt, können Sie diesen unabhängig von der Funktion „Anrufbeantworter“ der SIP Tk-Anlage CentrexX normal nutzen.
• In der Voice-Mailbox können bis zu 30 Nachrichten gespeichert werden. Löschen Sie abgehörte Nachrichten deshalb regelmäßig.
• Wenn Sie die automatisierte Zusendung per E-Mail aktiviert haben, werden aufgezeichnete Nachrichten über Nacht automatisch gelöscht.

6. Vorbereitung

6.1  Anmeldung im Power Menü der SIP Tk-Anlage CentrexX

Melden Sie sich als Nutzer im Power Menü der SIP Tk-Anlage CentrexX an. Gehen Sie hierfür auf https://power.dtst.de/ und tragen Sie auf der rechten Seite unter „Nutzer“ die vollständige Telefonnummer Ihrer Nebenstelle inklusive nationaler Vorwahl in das Feld „Rufnummer“ ein. Lassen Sie dabei Leerstellen und Sonderzeichen (auch Bindestriche!) weg.

Beispiel: 06131-62468-10

Tragen Sie Ihre PIN in das Feld darunter ein und klicken Sie auf „weiter“

Sie sind nun angemeldet und gelangen direkt in die Übersicht des Power Menüs.

(Ausnahme: Wenn Sie sich zum ersten Mal auf dieser Nebenstelle anmelden, werden Sie in einem Zwischenschritt dazu aufgefordert, Ihre PIN zu ändern, bevor Sie in die Übersicht gelangen.)

7. Einstellungen für Anrufbeantworter festlegen

7.1 Anrufbeantworter im Power Menü aufrufen

Nach der Anmeldung als Nutzer befinden Sie sich in der Übersicht des Power Menüs. Wenn Sie zunächst eine Rufumleitung auf den Anrufbeantworter legen möchten, um diesen zu aktivieren, klicken Sie auf den Button „Telefon umleiten“ und folgen den Anweisungen im Artikel „Rufumleitung“ in der Online-Hilfe.

Um zu den Einstellungen für Ihren Anrufbeantworter zu gelangen, klicken Sie in der Übersicht des Power Menüs rechts unter „Hauptmenü“ auf den Button „Ihr Anrufbeantworter“. Alternativ gelangen Sie über „Persönliche Einstellungen“ -> „Anrufbeantworter“ auf dieselbe Seite.

Wenn Sie zuvor eine Rufumleitung auf den Anrufbeantworter eingerichtet haben, finden Sie rechts eine Übersicht, wann Ihr Anrufbeantworter aktuell aktiv ist. Haben sie noch keine Rufumleitung eingerichtet, wird dort darauf verwiesen, dass der Anrufbeantworter nicht aktiv ist.

Wenn Sie mit den angezeigten „Rufumleitungen auf den Anrufbeantworter“ nicht zufrieden sind, können Sie hier direkt auf den Button „Ändern“ klicken. Sie gelangen zu den Rufumleitungsoptionen und können dort die unter "8.Anrufbeantworter aktivieren" beschriebenen Schritte (erneut) durchführen.

7.2  Benachrichtigungsart festlegen

Oben links unter „Benachrichtigung“ können Sie festlegen, wie Sie über eingegangene Nachrichten informiert werden möchten. Hierfür gibt es drei Optionen:

1. Benachrichtigung per E-Mail
2. Benachrichtigung per SMS (kostenpflichtig)
3. Am Telefon über Message Waiting Indication (Erfordert Neustart des Telefons nach Aktivierung).

Setzen Sie einfach das Häkchen bei den gewünschten Benachrichtigungsarten – eine Mehrfachauswahl ist möglich.

Für die Benachrichtigung per E-Mail tragen Sie außerdem die E-Mail-Adresse in das freie Feld ein. Wenn Sie die Benachrichtigung per E-Mail aktivieren, erhalten Sie eingegangene aufgezeichnete Nachrichten als .wav-Datei als Anhang per E-Mail. Die Nachrichten werden zwar weiterhin zusätzlich auf der Voice-Mailbox Ihres Anrufbeantworters gespeichert, aber automatisiert über Nacht gelöscht, damit Ihre Voice-Mailbox nicht „überläuft“. Sie müssen also nicht ständig manuell Nachrichten aus der Voice-Mailbox löschen, wenn Sie diese ohnehin als E-Mail erhalten haben.

Hinweis: Das Maximum gespeicherter Nachrichten auf der Voice-Mailbox beträgt 30. Ist „Benachrichtigung per E-Mail“ nicht aktiviert, erfolgt keine automatisierte Löschung von Nachrichten auf der Voice-Mailbox. Denken Sie deshalb bitte regelmäßig daran, diese zu manuell zu löschen.

Hinweis: Die Option zur Benachrichtigung per SMS steht nur zur Verfügung, wenn Sie im Power Menü bereits eine Backup-Nummer eingetragen haben. Diese dient automatisch als Zielrufnummer für die SMS-Benachrichtigungen. Wie Sie eine Backup-Nummer hinterlegen können, erfahren Sie im FAQ (letzter Punkt dieses Artikels).

7.3  Ansagetext festlegen

Unten links unter „Ansagetext“ können Sie auswählen, welcher Ansagetext verwendet werden soll.

Es gibt eine Standard-Ansage in deutscher oder englischer Sprache. Wenn Sie auf „beides“ klicken, werden die deutsche und die englische Ansage nacheinander abgespielt. Sie können die Standard-Ansagen direkt abspielen, in dem Sie auf „anhören“ klicken. Als Voreinstellung ist die Ansage in deutscher Sprache aktiviert.

Sie können über das Sprachmenü des Anrufbeantworters auch eine eigene Ansage aufnehmen (wie in „8. Sprachmenü“ beschrieben). Wenn Sie eine solche selbst aufgesprochene Ansage verwenden möchten, klicken Sie weiter unten im selben Kasten unter „Eigene Ansagen“ den Punkt „aufgesprochen“ an. Wenn Sie eine selber aufgesprochene Ansage verwenden und dabei dem Anrufer keine Möglichkeit zum Hinterlassen einer Nachricht geben möchten, klicken Sie auf „nur Ansage (aufgesprochen)“.

Für die Standard-Ansagen gibt es keine Option, nur die Ansage ohne Möglichkeit zum Hinterlassen einer Nachricht abzuspielen.

Klicken Sie unten links auf „speichern“, wenn Sie die vorgenommenen Änderungen übernehmen möchten.

Alternativ hat Ihr Administrator die Möglichkeit, .wav-Dateien im Power Menü hochzuladen. Eine ausführliche Beschreibung dazu finden Sie im Artikel „Ansagenverwaltung“ der Online-Hilfe.

Sobald der Administrator .wav-Dateien hochgeladen hat, kann er bis zu neun davon Ihrer Nebenstelle zuordnen. Die Optionen „Standard Ansagen“ und „Eigene Ansagen“ stehen dann nicht mehr zur Verfügung und werden auch nicht mehr angezeigt. Stattdessen finden Sie nun unter „Ansagetext“ in einem Dropdown-Menü die Ihnen zugeordneten .wav-Dateien.

Wählen Sie einen Ansagetext aus dem Dropdown-Menü aus. Durch ein Häkchen bei „nur Ansage“ können Sie die Möglichkeit zum Hinterlassen einer Nachricht deaktivieren.

Klicken Sie unten links auf „speichern“, wenn Sie die vorgenommenen Änderungen übernehmen möchten.

8. Anrufbeantworter aktivieren/ Rufumleitung auf den Anrufbeantworter

8.1 Übersicht „Telefon umleiten“

In der Übersicht “Anrufbeantworter” bekommen Sie rechts die aktuelle Rufumleitung auf Ihren Anrufbeantworter angezeigt. Ist keine Rufumleitung eingerichtet, ist der Anrufbeantworter nicht aktiv. Klicken Sie auf den Button “ändern”, um direkt zu “Telefon umleiten” zu gelangen.

In der Übersicht „Telefon umleiten“ finden Sie in der linken Hälfte die Optionen zu „Ständige Rufumleitung“ und in der rechten Hälfte unter „Automatische Rufumleitung“ die Optionen für eine automatisch zu bestimmten Ereignissen (z.B. Mittagspause, Feiertage etc.) aktivierte Rufumleitung.

8.2 Ständige Rufumleitung sofort

Wenn der Anrufbeantworter eingehende Anrufe direkt annehmen soll, klicken Sie auf der linken Seite unter „Ständige Rufumleitung“ die Option „sofort“ an. Wählen Sie im Dropdown-Menü rechts daneben „Anrufbeantworter“ aus. Klicken Sie unten links auf „speichern“. Bis Sie die Einstellungen wieder ändern, landen alle auf Ihrer Nebenstelle eingehenden Anrufe ohne Klingeln am Endgerät direkt bei Ihrem Anrufbeantworter.

8.3 Ständige Rufumleitung bedingt

Soll der Anrufbeantworter erst nach einer Verzögerung und/oder wenn Sie sich im Gespräch befinden, aktiviert werden? Dann klicken Sie auf der linken Seite unter „Ständige Rufumleitung“ die Option „bedingt“ an.

Für die Aktivierung nach einer Verzögerung, setzen Sie vor „nach X Sekunden“ ein Häkchen. Tragen Sie die gewünschte Verzögerungsdauer in Sekunden in das freie Feld rechts daneben ein (voreingestellt sind 20 Sekunden). Wählen Sie im Dropdown-Menü rechts davon “Anrufbeantworter” aus.

Für die Aktivierung bei besetztem Telefon (DECT- oder Festnetztelefonen) setzen Sie vor „bei besetzt“ ein Häkchen. Wählen Sie im Dropdown-Menü rechts davon “Anrufbeantworter” aus.

Sie können die Optionen „bei besetzt“ und „nach X Sekunden“ auch beide gleichzeitig aktivieren.

Klicken Sie unten links auf „speichern“.

8.4 Automatische Rufumleitung

Auf der linken Seite unter „2. Automatische Rufumleitung“ können Sie bestimmte Zeiträume definieren, zu denen der Anrufbeantworter aktiv sein soll. Klicken Sie dafür als erstes auf „aktivieren“ am Ende des ersten Absatzes.

Wählen Sie dann aus dem Dropdown-Menü “Anrufbeantworter” aus.

Darunter finden Sie fünf verschiedene Reiter, die Sie einzeln aktivieren müssen. Vier Reiter enthalten die vordefinierten Ereignisse „Mittagspause“, „Nachts“, Wochenende“ und „Bundeseinheitliche Feiertage“. Im fünften Reiter ganz rechts unter „Individuell“ können Sie einen Zeitraum komplett frei definieren, z.B. für Urlaubszeiten oder Dienstreisen.

Um für ein Ereignis den Anrufbeantworter zu aktivieren, wählen Sie den entsprechenden Reiter aus. Voreingestellt ist hier „keine Umleitung“. Klicken Sie stattdessen auf „sofort“ oder „nach 5x klingeln“.  

Daraufhin öffnen sich weiter unten verschiedene Felder/Dropdown-Menüs, die Sie ausfüllen müssen, um den Aktivierungszeitraum genau zu bestimmen. Beispiel: Im Reiter „Mittagspause“ können Sie den Beginn und das Ende der Mittagspause festlegen.

Hinweis: Die Zeiten müssen vollständig und kohärent ausgefüllt sein, sonst wird beim Speichern eine Fehlermeldung generiert. Beispiel: Wenn kein Ende der Mittagspause oder für das Ende der Mittagspause eine frühere Uhrzeit als für den Beginn der Mittagspause angegeben ist, führt dies zu einer Fehlermeldung.

Ganz unten findet sich jeweils ein Dropdown-Menü für „Abweichendes Ziel“. Sie müssen hier nichts mehr auswählen, wenn Sie das im Dropdown-Menü oben (direkt unter „2. Automatische Rufumleitung“) den Anrufbeantworter bereits als Ziel festgelegt haben. Haben Sie dort hingegen ein anderes Rufumleitungsziel eingestellt, wählen Sie aus dem Dropdown-Menü noch den Anrufbeantworter als Ziel für dieses Ereignis aus

 8.5 Individueller Zeitraum für Automatische Rufumleitung

Um ein einmaliges Ereignis (z.B. Urlaub, Dienstreise) zu erstellen, gehen Sie ganz rechts auf den Reiter „Individuell“. Klicken Sie entweder „sofort“ oder „nach 5x klingeln“ an.

Darunter können Sie dann Datum und Uhrzeit für Beginn und Ende der aktiven Rufumleitung auswählen. Unter „Individuell“ kann kein wiederkehrendes Ereignis erstellt werden.

Wenn Sie mit der definierten Rufumleitung zufrieden sind, klicken Sie unten links auf „speichern“. Sofern keine Fehlermeldung erscheint, haben Sie nun erfolgreich die Rufumleitung auf Ihren Anrufbeantworter eingerichtet.

Um Rufumleitungen auch zu anderen Zielen als Ihren Anrufbeantworter einzurichten, folgen Sie in der Online-Hilfe der Anleitung “Rufumleitung”.

Um zu den Einstellungen Ihres Anrufbeantworters zurückzukehren, klicken Sie oben links auf den Reiter “Hauptmenü” und gehen dort erneut auf “Ihr Anrufbeantworter”. Wieder in der Übersicht “Anrufbeantworter” können Sie auf der rechten Seite nun überprüfen, ob die neu eingerichteten Rufumleitungen auf Ihren Anrufbeantworter dort jetzt korrekt angezeigt werden.

9. Nutzung des Anrufbeantworters über Telefon/Sprachmenü (DECT- oder Festnetztelefon)

10. Mögliche Fehlerquellen / FAQ

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