SIP Tk-Anlage CentrexX
Administrator: Sammelanschluss
Inhalt:
Was ist ein Sammelanschluss?
Ein Sammelanschluss ist eine Verteilergruppe für Anrufe auf mehrere Nebenstellen/Mitarbeiter. Dabei kann es sich in Ausnahmen auch um eine externe Rufnummern handeln. Jeder Sammelanschluss erhält eine Durchwahl aus dem Rufnummernblock der SIP Tk-Anlage CentrexX und ist somit von extern genauso erreichbar, wie jede andere Nebenstelle.
Was kann ein Sammelanschluss?
Der Sammelanschluss ermöglicht, ankommende Anrufe auf verschiedene Weise intern oder extern (in Ausnahmen) zu verteilen. Dies kann mit Login (Anwesenheitssteuerung) oder auch mit direkter Zuordnung erfolgen. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, eine Warteschleife mit Musik und Ansagen auszustatten. Eine Konfiguration mit DTMF-Eingabe ermöglicht zudem eine interaktive Steuerung der Anrufverteilung.
Leistungsmerkmale
Zu einem Sammelanschluss gehören:
- ein Nutzerportal, erreichbar unter https://power.dtst.de
- ein Anrufbeantworter mit E-Mail-Benachrichtigung
- ein Fax-to-Mail Dienst, wenn vom Administrator aktiviert
- die Aktivierung einer oder mehrerer CentrexMobile Apps
Vorbereitung
Zum Anmelden als Administrator der SIP Tk-Anlage CentrexX öffnen Sie im Browser: https://power.dtst.de und geben die Kopfnummer ihres Anschlusses und Ihr Kennwort ein.
Sie benötigen erweiterte Rechte um alle Funktionen im Power Menü aufrufen zu können. Sollten Sie einen Browser zu ersten Mal benutzen, lösen Sie bitte die 2-Faktor-Authentifizierung aus.
Sammelanschlüsse verwalten
Vom Hauptmenü gelangen Sie über den Button „Telefongruppen“ in das Menü „Ihre Telefongruppen“.
Über den Button „verwalten“ in der Zeile Sammelanschlüsse erreichen Sie die Übersicht von Sammelanschlüssen.
Hier finden Sie die Aufstellung aller bestehenden Anschlüsse, oder können über das obere Menü „Neuen Sammelanschluss einrichten“ einen neuen Anschluss bestellen.
Neuen Sammelanschluss einrichten
Hinweis: Ein Sammelanschluss wird mit einer Durchwahl aus ihrem Rufnummernhaushalt (Durchwahlblock) angelegt. Somit ist der Sammelanschluss auch direkt von externen Anrufern erreichbar.
- Wählen Sie eine Nebenstellennummer aus dem freien Rufnummernhaushalt aus
- Geben Sie dem neuen Sammelanschluss einen Namen über das Feld Displayname
- Der Displayname wird bei Anrufen über diesen Sammelanschluss ins Display der Endgeräte mitgeliefert
- Wählen Sie als Anschlusstyp „Sammelanschluss“ aus
- Mit „weiter“ gelangen Sie in die Erstkonfiguration
Unter Grundeinstellung vergeben Sie die Überlauf/Backup Rufnummer. Diese Rufnummer greift nach Ablauf der Zeit und Durchläufe, sowie bei Nichterreichung aller zugeordneten Teilnehmer.
Wählen Sie nun aus der Liste aller Mitarbeiter/Anschlüsse rechts die Durchwahl/en aus und fügen diese durch einfaches Drag and Drop, oder durch den Button in der Spalte „Hinzufügen“ ein. Durch die Drag-and –Drop-Funktionalität können Sie anschließend die Mitglieder durch einfaches Verschieben anordnen.
Im Bereich Sammelanschluss Typ wählen Sie die Art der Verteilung, entweder Parallel oder Seriell aus und können zusätzlich den "Login" aktivieren.
Weitere Konfigurationsmöglichkeiten finden Sie im weiteren Verlauf dieser Beschreibung. Um diesen Sammelanschluss zu bestellen, schließen sie den Bestellprozess durch „speichern“ ab.
Zum Abschluss erhalten Sie eine Bestätigung über die Bestellung.
Der Sammelanschluss wird in ca. 2 Minuten vollständig eingerichtet zur Verfügung stehen.
Musik/Ansagen für den Sammelanschluss
Hier können Sie bereits hochgeladene .wav Dateien aktivieren oder austauschen. Im Menü "Ansagenverwaltung" im Bereich "Nutzerverwaltung" können Sie neue Dateien hochladen oder löschen. Folgende Optionen können Sie für die Ansagen an einem Sammelanschluss aktivieren:
- Ansage vor Melden: Die Ansage wird abgespielt, bevor der Anruf zugestellt wird.
- Warteschleifenmusik in der Rufphase: Diese Musik wird abgespielt und ist für den Anrufer hörbar, nach intern klingeln die Nebenstellen. Sind im Sammelanschluss alle Nebenstellen belegt (nicht angemeldet oder im Gespräch) wird die Rufphase übersprungen.
- Schleifen-Ansage: Diese Musik wird beim Wechsel von Rufphase zu Pause einmal abgespielt, in der Zeit erfolgt kein Zustellen, per DTMF Eingabe kann die Warteschleife verlassen werden (sofern konfiguriert).
- Warteschleifenmusik in der Pause: In der Pausenzeit wird ebenfalls die Warteschleifenmusik abgespielt, es erfolgt jedoch kein Zustellen auf die Nebenstellen. Der Prozeß wiederholt sich je Anzahl der Durchläufe.
- Ablauf Rufzustellung im Sammelanschluss parallel: Ansage vor Melden (AvM) + (Warteschleifenmusik (WsM) mit zustellen + Schleifenansage (mit DTMF Ausbruch) + Pausenzeit mit WsM ohne Zustellen) * Anzahl der Durchschläufe = Überlauf Rufnummer
Sammelanschluss mit und ohne Login
Ein ankommendes Gespräch auf einen Sammelanschluss ohne Login läutet an allen Nebenstellen, die einer Sammelrufnummer zugeordnet sind. Dieses Gespräch wird von demjenigen geführt, der zuerst den Telefonhörer abnimmt.
Ein ankommendes Gespräch auf einen Sammelanschluss mit Login läutet bei den Nebenstellen, die einer Sammelrufnummer zugeordnet sind und sich mit der Eingabe von *45* am Telefon am Sammelanschluss angemeldet haben. Mit der Eingabe von *46* am Telefon meldet sich der Teilnehmer vom Sammelanschluss ab. Dieses Gespräch wird von demjenigen geführt, der zuerst den Telefonhörer abnimmt. Abgemeldete Nebenstellen läuten bei diesem Anruf nicht.
Sammelanschluss parallel
Dieser Sammelanschluss verteilt alle Anrufe gleichzeitig (parallel) an alle ausgewählten Mitglieder.
Konfiguration Sammelanschluss parallel
Wählen Sie im Menü Sammelanschlüsse verwalten den Button „Editieren“ in der Zeile des Sammelanschlusses, um diesen zu konfigurieren.
Sie können hier weitere Anschlüsse hinzufügen oder Anschlüsse entfernen.
Ein paralleler Sammelanschluss kann auch mit einem Login für interne Anschlüsse konfiguriert werden. Hierzu aktivieren Sie unter „Eigenschaften“ die Funktion „Login aktivieren“. Um diese Funktion am Endgerät nutzen zu können, ist im Telefonkonfigurator die Belegung einer Taste mit „Agentenstatus eigen“ notwendig.
Für die Dauer der Rufzustellung an alle Anschlüsse, geben Sie im Bereich Rufphase den Wert in Sekunden ein. Die Anzahl der Durchläufe bestimmt die Menge der Rufphasen. Bitte beachten Sie hier die maximale Ruf Dauer von 120 Sekunden.
Konfiguration Sammelanschluss parallel mit Musik
Sie können einen Parallelen Sammelanschluss auch mit einer Wartemusik konfigurieren. Ihr Anrufer hört, während der internen Zustellung die Wartemusik.
Eine „Ansage vor Melden“ wird abgespielt, bevor die Wartemusik zu hören ist und der Zustellungsversuch nach intern beginnt. Zusätzlich können Sie eine Schleifen-Ansage einrichten.
Bevor Sie Ansagen und Wartemusik zuordnen können, müssen diese über die Ansagenverwaltung (das Menü finden Sie im oberen Bereich) hochgeladen werden. Eine genauere Beschreibung finden Sie in der Anleitung zur Ansagenverwaltung.
Hinweis: Für den Fall, dass Sie Ansagen eben erst hochgeladen haben, wird die Verwendung der Ansagen erst am Folgetag ab 07:00 Uhr möglich sein.
Konfiguration Sammelanschluss parallel mit DTMF-Eingabe
Sie haben im parallelen Sammelanschluss die Möglichkeit, Tasteneingaben (sogenannte DTMF-Eingaben) vom Wartenden abzufragen. Wenn zum Beispiel in der Schleifen-Ansage der Hinweis kommt, dass man mit Drücken der Taste 1 eine Nachricht hinterlassen kann, können Sie eine Zielrufnummer für diesen Tastendruck konfigurieren.
Hierzu müssen Sie das Feld unter DTMF Eingabe aktivieren. Erst dann erweitert sich das Menü oben, um den Reiter DTMF Verhalten.
In der Konfiguration unter DTMF Verhalten können Sie 10 freie Eingaben mit einer Zielrufnummer belegen. Die Zielrufnummer kann ein Anrufbeantworter, eine interne Nebenstelle/Sammelanschluss oder eine externe Rufnummer sein. Das System erkennt selbstständig, ob es sich bei der Zielrufnummer um eine interne oder externe Rufnummer handelt.
Hinweis: Eine Eingabe der Amtsnull ist nicht notwendig.
Sammelanschluss seriell
Der Unterschied, zum parallelen Sammelanschluss, ist die Art der Rufverteilung. Beim seriellen Sammelanschluss erfolgt die Rufverteilung nacheinander an jedes ausgewählte Mitglied. Sie bestimmen die Klingeldauer hier je Durchwahl.
Konfiguration Sammelanschluss seriell
Um den Sammelanschlusses zu konfigurieren, wählen Sie bitte unter Sammelanschluss Typ die Option Seriell. Sie können jetzt oben rechts, in der Liste aller Mitarbeiter/Anschlüsse, die Durchwahlen einfach per Drag and Drop in die linke Liste einsortieren, oder aus der linken Liste bestimmte Durchwahlen per „Löschen“ entfernen. Anschließend konfigurieren Sie je Durchwahl die Klingeldauer in Sekunden. Im Bereich Rufphase stellen Sie die Anzahl der Durchläufe ein, bis es zum Überlauf kommen soll.
Möglichkeiten vom Sammelanschluss seriell
Sie haben die Möglichkeit, einen Sammelanschluss seriell in vier Arten zu konfigurieren.
- ohne Login
- mit Login hierarchisch
- mit Login zyklisch
- mit Login zyklisch & folgt den Einstellungen der Nebenstelle
Sammelanschluss seriell – ohne Login
Bei dieser Form der Verteilung, besteht eine feste Zuweisung der Reihenfolge, also welche Durchwahl in welcher Reihenfolge angewählt wird. Eine freie Durchwahl wird für die konfigurierte Zeit angewählt und eine besetzte Durchwahl übersprungen.
Sammelanschluss seriell – mit Login hierarchisch
Diese Art der Verteilung funktioniert in gleicher Weise wie „ohne Login“. Durch eine zusätzliche Konfiguration im Telefonkonfigurator - auf einer Taste mit „Agentenstatus eigen“ - hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, die Anwesenheitssteuerung vorzunehmen. Somit werden Anrufe in der festgelegten Reihenfolge nur an Durchwahlen signalisiert, welche eingeloggt (anwesend) sind.
Sammelanschluss seriell – mit Login zyklisch
Diese Verteilung erfolgt mit Anwesenheitssteuerung (Login – Agentenstatus eigen), wobei die Reihenfolge durch die Anzahl der angenommenen Anrufe je Mitarbeiter bestimmt wird. Es erfolgt eine gleichmäßige Verteilung auf alle anwesenden Mitarbeiter.
Sammelanschluss seriell – mit Login zyklisch & folgt den Einstellungen der Nebenstelle
Diese Einstellung funktioniert wie der Sammelanschluss seriell mit Login zyklisch. Nur hier werden alle Einstellungen auf der Nebenstelle berücksichtigt. Wenn zum Beispiel eine Rufumleitung eingerichtet, ein paralleles Klingeln konfiguriert oder ein Anrufbeantworter aktiviert ist, folgt der Anruf aus dem Sammelanschluss diesen Einstellungen.
Hinweis: Diese Einstellung wird zum Beispiel benötigt, wenn sie ein Tischtelefon parallel mit einem DECT-Handset betreiben und dieses über die Funktion „paralleles Klingeln“ mit der Option „Zweite Rufnummer einbeziehen im Besetztfall“ aktiviert haben.
Konfiguration Sammelanschluss seriell mit Ansage
In der Konfiguration von Musik/Ansagen können Sie bei einem seriellen Sammelanschluss nur eine Ansage vor Melden zuordnen. Die Ansage wird abgespielt, bevor der Anruf intern auf Nebenstellen verteilt wird.
Hinweis: Bitte beachten Sie, das eine Zuordnung oder Veränderung im Menü Musik/Ansagen bis zu 5 Minuten dauern kann, bevor Sie es hören/testen können.
Wir wünschen Ihnen viel Erfolg, bei der Benutzung der Sammelanschlüsse in der SIP TK-Anlage CentrexX der Deutsche Telefon Standard.
