Die Aufgabe:

Die Stadtverwaltung Lichtenfels ist de­zentral organi­siert und hat viele Außen­stellen: vier Grund­schulen, einen Bau­hof, die Frei­willige Feuer­wehr Lichten­fels, die Stadt­halle, den Camping­platz „Main­camping“, das Stadt­schloss sowie die ehe­malige Synagoge. Vor der Um­stellung wurde über eine ge­wachsene Infra­struktur telefoniert: An den verschiedenen Standorten kamen entweder separate Telefonanlagen oder einzelne Endgeräte mit einem örtlichen Telefonanschluss zum Einsatz.

In Zukunft sollten alle Abteilungen über eine ein­heit­liche Ruf­nummer mit einem durch­gehenden Neben­stellen­kon­zept er­reich­bar sein, damit die Be­schäftigten schneller kom­munizieren können – und die Anrufer:innen ggf. auch schnell weiter­ver­binden können. Weiter­leitungen zwischen den einzel­nen Neben­stellen, Telefon­kon­ferenzen und Ruf­gruppen standen eben­falls im Lasten­heft für die neue Tele­fonie­lösung.

Die Herausforderung

Die inhomogene TK-Infra­struk­tur der Stadt­ver­waltung Lichten­fels ver­hin­derte bisher, dass die Be­schäftigten un­kompli­ziert mit­einander kom­muni­zieren – zum Bei­spiel in Telefon­kon­ferenzen.

Die alte Lösung pro­duzierte darüber hinaus auch noch hohe Kosten, zum Beispiel durch die kosten­pflichtige Weiter­leitung von Ruf­nummern auf Mobil­tele­fone. Oder durch ältere Service-Verträge, wie z. B. für die Soft­ware-Updates der alten On-Premise-Tele­fon­anlage.

Die Lösung

Nach einer Analyse der Bedürf­nisse und einer intensiven Be­ratung stand die Lösung fest: VDSL-An­schlüsse für alle Nieder­lassungen, die eine Fritz!Box als Inter­net-Gate­way nutzen. Secure­point-Fire­walls werden nun für die Ver­netzung der Stand­orte ver­wendet, die mit der SIP Tk-Anlage CentrexX mit 100er Ruf­nummern­block auch noch gleich eine virtuelle, schnell ausbaubare Telefonanlage bekamen. Mit dieser virtuellen Telefonanlage des Mainzer Unternehmens Deutsche Telefon Standard können nun auch die Homeoffices unkompliziert inte­griert werden. Ins­gesamt wurden die Telefonie­strukturen mit logischen Neben­stellen-Vorgaben ver­einfacht und die Erreich­bar­keit ver­bessert.

Dazu kam auch noch ein Digital-/Analog­wandler, mit dem das Telefon­signal aus der Cloud in ein analoges Telefon­signal um­ge­wandelt wird. So können die analogen Fax­geräte weiter be­trieben werden. Teil dieses Kon­zepts war auch die Ein­bindung von Mobil­telefonen als Kombi-Neben­stelle, mit der man auf einer Neben­stelle bis zu zwei zu­sätz­liche Geräte an­schließen kann. So wurde die Er­reich­bar­keit der Be­schäftigten er­heblich ver­bessert, und die bisher not­wendigen DECT-Ein­richtungen konnten ent­fallen.

Im An­schluss an die erfolg­reiche Test­stellung wurden die Geräte vor Ort auf­ge­baut und schnell ins System ein­ge­bunden. Kleine Start­schwierig­keiten behoben die beiden Compu-House-Experten um­gehend. Heute können die Mit­arbeiter­innen und Mit­arbeiter der Stadt­verwaltung zum Beispiel schnell und un­kompliziert Telefon­kon­ferenzen aus­richten. Auch die Arbeit im Home­office wurde dank des flexiblen Ruf­nummern-Routings und den Tele­fonen, die von den Be­schäftigten selbst ver­waltet und un­kompliziert mit nach Hause ge­nommen werden können, erheblich ver­ein­facht.

Die SIP Telefon­an­lage CentrexX ist über eine Web­ober­fläche administrier­bar. Und auch der Stadt­kämmerer freute sich, denn die neue cloud­basierte TK-Lösung re­duzierte die Telefonie­kosten.